54 4. Överenskommelse. Sammanfatta vad ni kom överens om. Se till att ha en plan, och boka en ny tid. KLARGÖRANDE FRÅGOR När vi jobbar med människor uppstår missförstånd, otydligheter, skav och även konflikter, för att vi går omkring och antar saker. ’Det var nog så han menade’ eller ’Hon var nog arg’. Antaganden som kommer av att vi inte förstått hela bilden. För att inte hamna där är min absoluta rekommendation att ställa klargörande frågor. Gör det så fort antaganden dyker upp i er. Då synkar ni också förväntningarna. Ofta kommunicerar vi bara en bråkdel av informationen eftersom den är självklar för oss själva. Så gör vi på möten också. När jag kommer in i en ledningsgrupp för att hjälpa till med förändringskommunikation ber jag därför först om en runda där alla beskriver syftet med förändringen. Och det slår aldrig fel, utan att vd:n svarar: ’Vi har pratat om det ett halvår, alla vet. Jag kan berätta.’ Då ber jag ändå att få höra allas beskrivningar med egna ord. För det är så viktigt att stämma av att vi har samma förväntningar. Redan efter person nummer två går åsikten isär om varför vi gör det här. Om ni får en delad bild blir det lättare för alla, och större tillfredsställelse när det blir som alla parter vill. Och klargörande frågor är mycket bättre än: ’Vad menar du med det?’ som kan få motparten att känna sig hotad eller arg. FÖRMEDLA BUDSKAP Hur förmedlar vi då ett bra budskap? Här är en checklista att utgå från: ■ T a höjd för effekten du vill skapa hos målgruppen. Vad vill du de ska veta, känna och kanske göra? Om du tänkt igenom det kommer du att använda ord och kommunikationssätt som möjliggör detta. ■ Förstå målgruppens förutsättningar. Vilka förkunskaper har de? Är de intresserade? Finns ett motstånd? ■ V ar tydlig, enkel, konkret, rätt i tiden och svara på följande frågor: Vad sker? Varför? Var? När? Vilka påverkas? Berätta eventuellt Hur? Annars är den frågan bra att senare jobba med tillsammans i gruppen. ■ L åt budskapet bestå av både hjärta och hjärna. Bli inte för logisk eller praktisk. Siffror och modeller är bra, men ni behöver också bjuda på hur det känns, vad det betyder för människor. Vi är ofta mer bekväma i det logiska än i att bjuda på oss själva, kanske berätta ett skämt och skapa en känsla i rummet, men sådant gör skillnad. A och o är förstås att ledningsgruppen och alla chefer står bakom beslutet. Varför ska annars era medarbetare agera därefter? Ett bra budskap som förmedlas enhetligt och trovärdigt skapar trygghet i verksamheten. Underskatta aldrig det. Det är när det börjar spreta som vi blir osäkra och rykten börjar gå. Min spaning är att efter att vi varit ganska komplexa, måste vi nu våga bli enklare. Kommunikation går så fort idag att mottagaren inte hinner tolka saker. Då krävs enkelhet, tydlighet och konkretion i alla led, från texter, instruktioner och dokument till hur du uttrycker och beter dig. Undvik komplexa ord och modeord, där tolkningarna kan gå isär. GLÖM ALDRIG ATT LYSSNA En sista viktig sak. Meningsskapande kommunikation är inte bara att sända, utan också att lyssna aktivt. Lyssnar du när någon pockar på uppmärksamhet eller är du bara halvt närvarande? Det kanske du kommer undan med hemma, men på jobbet skickar det signaler eftersom ni är den viktigaste personen i era medarbetares arbetsliv. När en medarbetare ber om fem minuter och du svarar ja, är det ditt uppdrag att vara närvarande. Du kan inte fejka. För om jag märker att du nickar och ler, men ser i ögonen att du är någon annanstans, kanske funderar på nästa möte, känner jag: ’Jaha, så viktig är jag.’ Vi måste träna även på aktivt lyssnande. Att nicka och ställa fördjupande frågor. Att inte direkt komma med råd eller lösning, utan förstå vad personen behöver. Är det bara mitt öra eller coachande frågor? Det är jätteviktigt hur vi kommunicerar, beter oss, rör oss, att vi är medvetna om signaler vi skickar. Men det är också så viktigt att ibland orka stå tysta. Bara lyssnandet kan skänka trygghet. Med det säger jag tack.”
RkJQdWJsaXNoZXIy MzE5MDM=