13 NINA DRAKENBERG & PATRIK BODEBY 2018 var whiteboardtavlor med lappar centrala för daglig styrning av slutenvården på Akademiska sjukhuset. Idag används skräddarsydda digitala tavlor som underlättar resursfördelning och kommunikation på alla nivåer. Framgångsfaktorn var en upphandling som inte gjordes enligt mallen. Nina: ”Innan jag kom till Akademiska sjukhuset 2017 jobbade jag som projektledare i industrin i nästan 20 år. Jag hade gantt-scheman som jättetydligt visade varje medarbetare, deras projekt och utmaningsnivå. Där kunde jag pussla så att alla hade en lagom arbetsbelastning. På Akademiska sjukhuset såg det inte riktigt ut så. Våren 2018 hade vi vårdplatsbrist och en mycket resurskrävande vårdplatskoordinering på sjukhusnivå. På vårdavdelningarna fanns inga riktlinjer eller verktyg, där fanns bara ett sjukhusdirektörsbeslut på att slutenvården skulle ha daglig styrning. ANNORLUNDA UPPHANDLING Vi på produktionsenheten såg att sjukhusets kapacitet inte utnyttjades på ett vettigt sätt. Därför startade vi projektet DiViS = digitaliserad visualisering och styrning. Många avdelningar hade någon typ av daglig styrning, men otroligt varierande. Man såg inte flödena eller vad andra planerade. På sjukhusövergripande nivå hade vi den härliga smittspridningslösningen, där man från alla avdelningar gick till ett trångt konferensrum för att med var sin post-it-lapp meddela antalet vårdplatser man skulle leda idag. Oklart hur siffrorna togs fram. Upplägget krävde dessutom att alla var fysiskt närvarande, vilket man inte alltid var, och då var det svårt att få helhetssynen. Så vi gjorde en upphandling. Men inte som man brukar i vården, genom att lägga lång tid på en kravspecifikation och upphandla en lösning. Vi upphandlade istället konsulttimmar, och fokuserade på att hitta ett konsultteam med rätt erfarenhet. Så fick vi en projektledare som tidigare varit sjuksköterska och visste precis vad det handlade om. Tet & Every jobbade väldigt nära oss. Vi utvecklade DiViS tillsammans, och gör fortfarande. Det är ett levande arbetssätt. IVRIGA MEDARBETARE De besökte först många olika vårdavdelningar för att kartlägga alla olika behov. Sedan började de skissa. Patrik: Det var där jag bjöds in. Vi startade just då upp en ny kirurgavdelning som skulle testa ny teknik och nya arbetssätt. Nina: Vi krokade arm med en chef som hade samma syn på ledarskap och delaktighet som vi. Sjuksköterskor och undersköterskor på Patriks avdelning gav feedback och idéer, varpå nya skisser togs fram i omgångar, tills vi fick en betaversion att testa. Och vad hände då? Patrik: Jo, två dagar före påsk kom en länk från företaget till en liten version de ville att vi skulle titta på. Dagen innan jag tog påskledigt bad jag mina medarbetare kika på den. När jag kom tillbaka efter helgen möttes jag av en tom whiteboard-tavla, där vi brukade ha vår dagliga styrning. Svetten började rinna, för jag skulle ju koordinera. När jag kom in till personalen log de finurlig. Då upptäckte jag ’error 404’ på vår stora touch-skärm. Personalen hade gått all in och börjat jobba med testversionen som inte alls var dimensionerad för det och hade kraschat. Nina: Som projektledare fick jag panik över att den låg öppet på internet, vilket förstås inte var tänkt i skarp drift. Men vi var glada. För hur ofta börjar folk självmant testa nya it-system i vården? Det visar att skapar vi delaktighet går det av sig själv. Patrik: Vi lärde oss även vikten av tydlig kommunikation. Men efter ett par dagar fick vi upp en riktig version och började arbeta i den. UNIKT FÖR VARJE AVDELNING Nina: Vi fortsatte jobba med en levande kravspecifikation och fler avdelningar togs in i pilotdriften. Intresset blev så stort att sjukhusdirektören beslöt breddinföra, verktyget, som då på samma sätt anpassades till varje avdelnings specifika behov. Parallellt utarbetade vi ett styrdokument kring daglig styrning, så att alla vet vad vi menar med det. Huvudsyftet med verktyget är att skapa effektiva patientflöden och jämn arbetsbelastning. Arbetsmiljön är utgångspunkten för ökad kapacitet. Daglig styrning handlar inte bara om
RkJQdWJsaXNoZXIy MzE5MDM=